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Projektmanagement Software online – ja oder nein?

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Was sind die Qualitätsparameter für eine wirklich sinnvolle Programmlösung? Drei Aspekte einer kritischen Bestandsaufnahme was denn nun eine "effektive PM Software" wirklich braucht.

Projektmanagement Software online? Ein schier endloses Angebot an „tools“ zur Projekt- und Prozessmanagement Begleitung findet sich im World Wide Net. Sicher, ja. Aber die Detailbetrachtung der dort beworbenen Programme zeigt allzu oft dass Masse eben nicht gleich Qualität bedeutet.  Aber was ist denn das Leidvolle an den offensichtlich zu 98% untauglichen Instrumenten? Im Wesentlichen lassen sich drei Basiskriterien für die Qualität einer Projektmanagement Software feststellen:

1. Programmkomplexität und deren Verdichtung auf das Wesentliche

Nehmen wir Microsoft Project, ein offensichtlich allseits beliebter Standard, ein Programm das seinen Markt- und damit Stellenwert der weltweiten Reputation seines Mutterunternehmens verdankt. Wagen wir es, diese absolut professionelle Lösung zu kritisieren? Ja natürlich. Weil es sich hier um das Märchen „Des Kaisers neue Kleider“ handelt. Wer sich für einen/eine professionelle ProjektmanagerIn hält, small talked gerne schon mal in Richtung: „Mit was arbeiten Sie eigentlich? Microsoft Project?“ Wer sich also für „klug“ hält – um beim Märchen zu bleiben – unterstreicht seine zur Schau getragene Kompetenz mit dem Nimbus eines weltweit erfolgreich propagierten PM Tools. Aber wer dieser Damen und Herren kennt oder nutzt denn diese Softwarelösung wirklich?

Ich habe in meiner Laufbahn keinen einzigen Projektmanager kennengelernt, der auch nur annähernd die Fülle an Möglichkeiten dieses Programms genutzt hätte, geschweige denn gekannt hat. Es bleibt überwiegend beim Arbeiten mit einigen wenigen Funktionen. Balkenplänen werden generiert, vielleicht sogar  Arbeitspaketdokumentationen. Über 90% der Software bleiben definitiv in der Regel unberührt! Komplexität als Option erzeugt also weder Effektivität noch Professionalität. Im Gegenteil: eine schlanke Lösung unter dem Motto „reduce it to the max“, ein Tool das auf das Wesentliches verdichtet ist und Unwesentliches gar nicht erst anbietet, das bringt Leistung. Es lernt sich darüber hinaus schnell und komprimiert komplexe Vorhaben in übersichtlicher Form.

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"Die besten Softwarelösungen sind die, die sich beim ersten Mal anfühlen, als ob ein Arbeiten damit das Selbstverständlichste überhaupt wäre. Oder wer hätte nach dem ersten Versuch eine Computermaus zu nutzen, deren Sinn hinterfragt oder nicht verstanden ..."

2. Methodische Anforderung für eine Veränderung hin zur Einfachheit

Welche Projektmanagement Tools spiegeln also nun in tauglicher Art und Weise unsere Unternehmensabläufe und Kommunikationsanforderungen am Besten wider? Es sind Programme, die tatsächlich ein Unternehmen verändern. Sie generieren aktiv – und nicht im Sinne einer „nebenbei-Installation“ –  zielführende  PM und PzM Strukturen. Organisationen, die mit der Einführung einer PM Software auch Changeprozesse durchlaufen, gewinnen. Heißt: entscheidend für ein tool ist seine Methodenbasis. Diese hat grundsätzlich intuitiv zu sein und darf nicht nur, nein, sie soll unternehmerische Prozesse simplifizieren. Dementsprechend sind Tools mit Allerweltskonzepten ausnahmslos immer ein Reinfall.

Internet bietet neue Softwaretechnologien

Ein drittes Kriterium ist, dass zeitgemäße Technologien wie etwa der Onlinezugang, die Arbeitsplatzunabhängigkeit oder die Allmedientauglichkeit (PC, MAC, Tablets, etc.) eines Tools den hohen Anspruch an Flexibilität modernen Projektmanagements zu unterstützen haben. Als wichtigste Faktoren gelten Mobilität,  Konnektivität und collaboration Optionen (also ein dynamisches Zusammenarbeiten virtueller work groups). Das alles bieten auschließlich internetbasierte Softwarelösungen. SaaS (Software as a Service) Programme bieten einerseits die gewünschte Ortsunabhängigkeit und repräsentieren heute einen Technologiebereich, der weltweit die größte Entwicklungscommunity aufweist. Und das garantiert bei derartigen Lösungen letztlich immer die Investition in ein nachhaltig zukunftsorientiertes Instrument.

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